Cine va putea ține contabilitatea în firmă?

De regula, contabilitatea unei firme se organizeaza in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

O persoana imputernicita este o persoana angajata care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii. Trebuie sa stii ca toate aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare.

Pe scurt, pentru a tine contabilitatea firmei tale trebuie fie sa angajezi o persoana cu studii economice superioare, fie sa inchei un contract de prestari servicii cu o persoana fizica sau o firma de contabilitate membra CECCAR.

In practica:

  • intr-o societate mare, contabilitatea se organizeaza si se conduce de regula in compartimente conduse de directorul economic, de contabilul-sef sau de o alta persoana imputernicita.
  • intr-o societate mai mica contabilitatea se organizeaza  de regula pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu o persoana fizica sau firma de contabilitate, autorizata potrivit legii, membra ale CECCAR.

Fiindca decizia de alegere a unui contabil nu este una foarte simpla, iti recomandam cateva criterii pe care sa le iei in calcul atunci cand cauti un contabil pentru societatea ta:

  • Acreditarile: sunt fara indoiala elemente esentiale intrucat asa cum aratam mai sus, fara diploma de studii superioare economice respectiv acreditarea CECCAR nu poti sa ai contabilitatea asigurata conform cerintelor legale.

Exista si alte acreditari importante care sunt un plus la CV-ul contabilului tau, dar nu sunt obligatorii din punct de vedere legal: ACCA (organizatia globala de contabilitate) , CAFR (Camera auditorilor financiari), CCF(Camera consultantilor fiscali).

  • Experienta: este bine sa alegi un contabil cu experienta in activitatea sa (servicii de contabilitate in mai mult domenii de activitate) si cu recomandari bune in portofoliu din partea altor clienti.

De asemenea, in functie de complexitatea activitatii tale, trebuie sa verifici daca acesta iti poate oferi toate serviciile de care ai nevoie, precum salarizare si administrare personal, gestiune, etc.

  • Claritatea si transparenta: un contabil bun este capabil sa iti poata explica in termeni simpli si cu claritate mecanismele contabile oferind transparenta permanenta in activitatile desfasurate. Aceasta inseamna nu numai depunerea la timp a declaratiilor fiscale, ci si efectuarea de analize financiare ale activitatii, anticiparea anumitor taxe de plata, consultarea permanenta inainte de luarea unor decizii de business, anticiparea impactului unor masuri fiscale noi, etc.
  • Comunicare: contabilul trebuie sa comunice frecvent cu tine si sa te tina mereu la curent cu tot ceea ce se intampla in afacerea ta. Este important sa fie deschis sa schimbati cat mai multa informatie pe mail, pentru a evita pierderea de timp cu intalniri cum ar fi cele pentru a preda documentele in format fizic.

Tot in ce priveste transparenta, contabilul ar trebui sa iti puna la dispozitie situatii cu privire la statutul firmei tale la ANAF – respectiv, pe baza certificatului digital pe care il are si a accesului la dosarul fiscal in format electronic, te poate informa cu privire la indeplinirea tuturor indatoririlor fiscale.

  • Continuitate: contabilul trebuie sa iti asigure o continuitate a serviciilor prestate, respectiv sa se angajeze sa presteze aceste servicii pe o perioada mai lunga de timp, pentru a se evita situatia schimbarii frecvente a contabilului.
  • Asumarea responsabilitatii: un contabil trebuie sa isi asume responsabilitatea privind serviciile prestate.
  • Asistenta: in cazul unui control din partea diverselor institutii si in special ANAF, contabilul trebuie sa fie prezent deoarece este singura persoana care poate oferi informatii relevante despre inregistrarile efectuate.
  • Utilizarea unui soft de contabilitate: este bine sa te asiguri ca firma de contabilitate sau contabilul pe care il contractezi foloseste un soft de contabilitate si nu improvizatii. Folosirea unui soft de contabilitate este necesar atat pentru un calcul exact al rezultatului financiar si reducerea timpului de procesare a informatiilor, cat si pentru pastrarea centralizata a tuturor informatiilor si generarea de rapoarte.